Politica anticorruzione di Openers & Closers

1. Scopo e ambito di applicazione

La Politica Anticorruzione di Openers & Closers stabilisce linee guida per prevenire la corruzione, promuovere comportamenti etici e mitigare i rischi associati. Questa politica si applica a tutti i dipendenti, terze parti e partner commerciali, e copre tutte le interazioni nei settori pubblico e privato. Openers & Closers si conforma alle normative internazionali, come il Foreign Corrupt Practices Act degli Stati Uniti (FCPA) e il UK Bribery Act (UKBA), e promuove i principi di trasparenza, responsabilità e conformità.

2. Definizione di corruzione

La corruzione implica qualsiasi azione in cui una persona viola i propri doveri per ottenere benefici o vantaggi non autorizzati. Ciò include offrire o accettare ricompense per influenzare decisioni (corruzione), sfruttare relazioni personali per ottenere favori (traffico di influenze) o utilizzare qualsiasi mezzo non etico per influenzare le decisioni di terzi.

3. Principi Generali e Impegni

Openers & Closers mantiene una politica di tolleranza zero nei confronti della corruzione, enfatizzando comportamenti aziendali etici in tutte le sue operazioni. Gli impegni principali includono:

Tolleranza Zero: Qualsiasi forma di comportamento corruttivo, diretto o indiretto, è severamente vietata.
Trasparenza e Documentazione: Tutte le transazioni finanziarie, in particolare quelle che coinvolgono terze parti, sono documentate e monitorate per garantire la conformità.
Formazione e Sensibilizzazione dei Dipendenti: I dipendenti riceveranno una formazione regolare sulle pratiche anticorruzione per garantire il rispetto di questa politica.
Impegno verso una Cultura Etica: Openers & Closers si impegna a promuovere una cultura di comportamento etico, conformità e integrità a tutti i livelli dell'organizzazione.

4. Comportamenti Vietati

Le seguenti pratiche sono severamente vietate a tutti i dipendenti, partner e collaboratori di Openers & Closers:

Corruzione: Offrire, promettere o concedere un vantaggio finanziario o di altra natura indebito per influenzare le azioni di un funzionario pubblico o di un soggetto privato.
Pagamenti di Facilitazione: I piccoli pagamenti effettuati per accelerare azioni governative sono vietati. Le eccezioni si applicano solo in casi di rischio per la sicurezza personale, e tali incidenti devono essere segnalati immediatamente al dipartimento Compliance.
Traffico di Influenze: Utilizzare relazioni personali per ottenere vantaggi commerciali è severamente vietato.
Conflitto di Interessi: I dipendenti devono evitare situazioni in cui relazioni personali o interessi esterni possano entrare in conflitto con gli interessi dell'azienda.

5. Comportamento nelle Interazioni nel Settore Pubblico e Privato

5.1 Comportamento nel Settore Pubblico

Nell'interazione con funzionari pubblici, i dipendenti di Openers & Closers devono:

Evitare Azioni Vietate: Offrire o concedere regali, favori o servizi che possano influenzare le decisioni o le azioni di un funzionario pubblico è severamente vietato.
Ottenere l'Autorizzazione per Regali e Ospitalità: Qualsiasi regalo o forma di ospitalità offerta a un funzionario pubblico richiede una preventiva autorizzazione scritta. I regali autorizzati devono essere conformi alle normali pratiche aziendali, non superare i 100€ ed evitare frequenze eccessive.
Evitare i Pagamenti di Facilitazione: I dipendenti non devono effettuare pagamenti di facilitazione per accelerare processi governativi, salvo nei casi di rischio imminente per la sicurezza personale. Tali pagamenti devono essere segnalati immediatamente al Responsabile della Compliance.

5.2 Comportamento nel Settore Privato

Nelle relazioni con clienti, fornitori o altri professionisti, Openers & Closers applica rigorosi divieti riguardo a:

Influenza Indebita: Offrire o accettare regali, favori o incentivi per ottenere un vantaggio commerciale ingiusto.
Limiti ai Regali: Tutti i regali devono essere modesti e appropriati, e i regali superiori a 100€ richiedono supervisione e registrazione ai fini della conformità. I regali in denaro o equivalenti (ad esempio assegni, carte regalo) sono vietati.
Registrazione: Tutti i regali e le forme di ospitalità offerti o ricevuti devono essere registrati accuratamente, includendo data, finalità e valore approssimativo, per garantire trasparenza e tracciabilità.

6. Regali e Spese di Rappresentanza

6.1 Principi Generali

Regali occasionali e trasparenti o spese di rappresentanza possono rafforzare le relazioni commerciali; tuttavia, i dipendenti non devono offrire né accettare regali se questi possono influenzare indebitamente le decisioni o creare una percezione di parzialità. Le linee guida principali includono:

Adeguatezza: I regali devono essere modesti, appropriati alla situazione e mantenuti entro un valore ragionevole (generalmente inferiore a 100€).
Finalità: I regali e le spese di rappresentanza devono perseguire uno scopo commerciale legittimo e non essere collegati a risultati commerciali specifici.
Trasparenza: Le transazioni devono essere aperte, registrate accuratamente e conformi alle politiche interne e agli standard legali.

6.2 Comportamenti Vietati

I divieti rigorosi includono:

Denaro o Equivalenti del Denaro: Non sono consentiti regali in denaro né equivalenti del denaro.
Tempistica Inappropriata: Offrire o accettare regali durante periodi sensibili (ad esempio negoziazioni contrattuali) è vietato.
Spese di Viaggio Non Autorizzate: Sono vietate le spese di viaggio non correlate ad attività commerciali.
Aspettative Reciproche: Non devono essere dati o ricevuti regali o spese con l'aspettativa di azioni reciproche.

6.3 Requisiti di Autorizzazione e Registrazione

Tutte le spese di rappresentanza e i regali superiori a 100€ per individuo richiedono una preventiva autorizzazione scritta. Le richieste di autorizzazione devono specificare lo scopo, il valore stimato e la giustificazione. La documentazione è essenziale e tutte le spese di rappresentanza e i regali devono essere registrati accuratamente, con la documentazione di supporto conservata per audit e verifiche di conformità.

7. Rapporti con Entità Politiche

Openers & Closers mantiene una posizione di neutralità politica e vieta contributi a partiti politici, candidati o entità affiliate a organizzazioni politiche. I dipendenti possono contribuire a titolo personale, ma tali attività devono rimanere separate dagli interessi dell'azienda.

8. Sponsorizzazioni e Donazioni

Openers & Closers garantisce che tutte le attività di sponsorizzazione e donazione siano svolte in modo etico:

Legittimità e Trasparenza: Tutte le sponsorizzazioni e donazioni devono perseguire uno scopo legittimo non correlato a vantaggi commerciali.
Transazioni Non in Contanti: Le donazioni devono essere effettuate senza uso di contanti e adeguatamente documentate. Tutti i contributi devono essere indirizzati esclusivamente ai conti ufficiali dell'organizzazione beneficiaria, mantenendo registrazioni dettagliate per garantire la trasparenza.

9. Due Diligence nei Confronti di Terze Parti

Per garantire l'integrità delle proprie operazioni, Openers & Closers effettua attività di due diligence sui propri partner commerciali, in particolare su quelli che possono interagire con funzionari pubblici. Tutti i rapporti con terze parti sono soggetti a verifiche per confermare il loro impegno verso gli standard anticorruzione dell'azienda, soprattutto quando tali rapporti comportano interazioni con enti governativi.

10. Struttura di Compliance e Segnalazione delle Violazioni

Openers & Closers dispone di una funzione dedicata alla compliance per supervisionare e garantire l'applicazione della Politica Anticorruzione. Il Responsabile della Compliance, con il supporto del Comitato di Compliance, è responsabile di garantire il rispetto di questa politica e di gestire le segnalazioni di possibili violazioni.

I dipendenti sono incoraggiati a segnalare qualsiasi sospetto di comportamento non etico o violazione delle politiche attraverso i canali riservati di segnalazione dell'azienda. Le segnalazioni possono essere effettuate in forma anonima, con piena riservatezza e protezione contro ritorsioni. Openers & Closers sottolinea il proprio impegno nel rispetto della privacy e della dignità delle persone nella gestione di tutte le segnalazioni.

11. Formazione e Aggiornamenti della Politica

Per mantenere un elevato livello di consapevolezza, Openers & Closers svolgerà regolarmente attività di formazione sulle pratiche anticorruzione. Questa politica è disponibile per tutti i dipendenti e sarà revisionata e aggiornata annualmente per incorporare nuovi rischi, cambiamenti normativi e migliori pratiche.