Antikorruptionsrichtlinie von Openers & Closers

1. Zweck und Geltungsbereich

Die Antikorruptionsrichtlinie von Openers & Closers legt Leitlinien fest, um Korruption zu verhindern, ethisches Verhalten zu fördern und mit Korruption verbundene Risiken zu mindern. Diese Richtlinie gilt für alle Mitarbeitenden, Dritte und Geschäftspartner und umfasst alle Interaktionen in den Bereichen des öffentlichen und privaten Sektors. Openers & Closers richtet sich nach internationalen Vorschriften, wie dem US-amerikanischen Foreign Corrupt Practices Act (FCPA) und dem UK Bribery Act (UKBA), und fördert die Grundsätze von Transparenz, Verantwortlichkeit und Compliance.

2. Definition von Korruption

Korruption umfasst jede Handlung, bei der eine Person ihre Pflichten verletzt, um unbefugte Vorteile oder Nutzen zu erlangen. Dazu gehört das Anbieten oder Annehmen von Belohnungen, um Entscheidungen zu beeinflussen (Bestechung), persönliche Beziehungen auszunutzen, um Gefälligkeiten zu erhalten (Einflussnahme) oder irgendein unethisches Mittel zu verwenden, um Entscheidungen Dritter zu beeinflussen.

3. Allgemeine Grundsätze und Verpflichtungen

Openers & Closers verfolgt eine Politik der Nulltoleranz gegenüber Korruption und betont ethisches unternehmerisches Handeln in allen seinen Tätigkeiten. Zu den wichtigsten Verpflichtungen gehören:

Nulltoleranz: Jede Form von korruptem Verhalten, direkt oder indirekt, ist strengstens untersagt.
Transparenz und Dokumentation: Alle finanziellen Transaktionen, insbesondere solche, die Dritte betreffen, werden dokumentiert und überwacht, um die Einhaltung sicherzustellen.
Schulung und Sensibilisierung der Mitarbeitenden: Die Mitarbeitenden erhalten regelmäßige Schulungen zu antikorruptionsbezogenen Praktiken, um die Einhaltung dieser Richtlinie sicherzustellen.
Engagement für eine ethische Kultur: Openers & Closers ist bestrebt, auf allen Ebenen der Organisation eine Kultur des ethischen Verhaltens, der Compliance und der Integrität zu fördern.

4. Verbotene Verhaltensweisen

Die folgenden Praktiken sind für alle Mitarbeiter, Partner und Mitarbeitenden von Openers & Closers strengstens untersagt:

Bestechung: Das Anbieten, Versprechen oder Gewähren eines unzulässigen finanziellen oder sonstigen Vorteils, um das Handeln eines öffentlichen Amtsträgers oder einer Privatperson zu beeinflussen.
Zahlungen zur Beschleunigung von Verwaltungsabläufen: Kleine Zahlungen, die dazu dienen, staatliche Maßnahmen zu beschleunigen, sind verboten. Ausnahmen gelten nur in Fällen von Risiko für die persönliche Sicherheit, und diese Vorfälle müssen unverzüglich der Compliance-Abteilung gemeldet werden.
Vorteilsnahme durch Einflussnahme: Die Nutzung persönlicher Beziehungen, um geschäftliche Vorteile zu erlangen, ist strengstens untersagt.
Interessenkonflikt: Mitarbeiter müssen Situationen vermeiden, in denen persönliche Beziehungen oder externe Interessen mit den Interessen des Unternehmens kollidieren können.

5. Verhalten bei Interaktionen im öffentlichen und privaten Sektor

5.1 Verhalten im öffentlichen Sektor

Bei der Zusammenarbeit mit öffentlichen Amtsträgern müssen die Mitarbeiter von Openers & Closers:

Verbotene Handlungen vermeiden: Das Anbieten oder Gewähren von Geschenken, Gefälligkeiten oder Dienstleistungen, die Entscheidungen oder Handlungen eines öffentlichen Amtsträgers beeinflussen könnten, ist strengstens untersagt.
Genehmigung für Geschenke und Gastfreundschaft einholen: Jedes Geschenk oder jede Aufmerksamkeit, die einem öffentlichen Amtsträger angeboten wird, erfordert eine vorherige schriftliche Genehmigung. Genehmigte Geschenke müssen sich an die üblichen Unternehmensrichtlinien halten, dürfen 100€ nicht überschreiten und dürfen nicht in übermäßiger Häufigkeit erfolgen.
Zahlungen zur Beschleunigung von Verwaltungsabläufen vermeiden: Mitarbeiter dürfen keine Zahlungen zur Beschleunigung von Verwaltungsabläufen leisten, um staatliche Prozesse zu beschleunigen, außer in Fällen unmittelbarer Gefährdung der persönlichen Sicherheit. Solche Zahlungen müssen unverzüglich dem Compliance-Beauftragten gemeldet werden.

5.2 Verhalten im privaten Sektor

Bei Beziehungen zu Kunden, Lieferanten oder anderen Fachleuten wendet Openers & Closers strenge Verbote an in Bezug auf:

Unzulässige Einflussnahme: Das Anbieten oder Annehmen von Geschenken, Gefälligkeiten oder Anreizen, um einen ungerechtfertigten geschäftlichen Vorteil zu erlangen
Grenzen für Geschenke: Alle Geschenke müssen bescheiden und angemessen sein, und Geschenke über 100€ erfordern Aufsicht und die Erfassung der Compliance. Geschenke in bar oder gleichwertige Leistungen (z. B. Schecks, Geschenkkarten) sind verboten.
Erfassung: Alle angebotenen oder empfangenen Geschenke und Gastfreundschaften müssen genau erfasst werden, einschließlich Datum, Zweck und ungefährer Wert, um Transparenz und Nachvollziehbarkeit sicherzustellen.

6. Geschenke und Aufwendungen für Repräsentation

6.1 Allgemeine Grundsätze

Gelegentliche und transparente Geschenke oder Aufwendungen für Repräsentation können Geschäftsbeziehungen stärken; jedoch dürfen Mitarbeitende keine Geschenke anbieten oder annehmen, wenn diese Entscheidungen unzulässig beeinflussen oder den Eindruck von Parteilichkeit erwecken könnten. Die wichtigsten Leitlinien umfassen:

Angemessenheit: Geschenke müssen bescheiden, für die Situation angemessen und innerhalb eines vertretbaren Werts bleiben (in der Regel unter 100€).
Zweck: Geschenke und Aufwendungen für Repräsentation müssen einem legitimen geschäftlichen Zweck dienen und dürfen nicht mit bestimmten Geschäftsergebnissen verknüpft sein.
Transparenz: Die Transaktionen müssen offen, genau dokumentiert und mit den internen Richtlinien sowie gesetzlichen Standards vereinbar sein.

6.2 Verbotene Verhaltensweisen

Strikte Verbote umfassen:

Bargeld oder Bargeldäquivalente: Geschenke in Form von Bargeld oder Bargeldäquivalenten sind nicht zulässig.
Unangemessener Zeitpunkt: Das Anbieten oder Annehmen von Geschenken während sensibler Zeiträume (z. B. Vertragsverhandlungen) ist untersagt.
Nicht genehmigte Reisekosten: Reisekosten, die nicht mit geschäftlichen Aktivitäten zusammenhängen, sind verboten.
Wechselseitige Erwartungen: Geschenke oder Aufwendungen dürfen nicht gegeben oder empfangen werden, wenn dabei die Erwartung wechselseitiger Handlungen besteht.

6.3 Anforderungen an Genehmigung und Dokumentation

Alle Aufwendungen für Repräsentation und Geschenke, die 100€ pro Person übersteigen, erfordern eine vorherige schriftliche Genehmigung. Die Anträge auf Genehmigung müssen den Zweck, den geschätzten Wert und die Begründung angeben. Die Dokumentation ist wesentlich, und alle Aufwendungen für Repräsentation und Geschenke müssen genau erfasst werden; die unterstützende Dokumentation ist für Prüfungen und die Einhaltung aufzubewahren.

7. Beziehungen zu politischen Einrichtungen

Openers & Closers nimmt eine politisch neutrale Haltung ein und verbietet Beiträge an politische Parteien, Kandidaten oder mit politischen Organisationen verbundenen Einrichtungen. Mitarbeitende können in ihrer persönlichen Eigenschaft Beiträge leisten, aber diese Aktivitäten müssen von den Unternehmensinteressen getrennt bleiben.

8. Sponsoring und Spenden

Openers & Closers stellt sicher, dass alle Aktivitäten im Bereich Sponsoring und Spenden ethisch durchgeführt werden:

Legitimität und Transparenz: Alle Sponsoring- und Spendenmaßnahmen müssen einem legitimen Zweck dienen, der nicht mit kommerziellen Vorteilen zusammenhängt.
Keine Bartransaktionen: Spenden müssen nicht in bar erfolgen und ordnungsgemäß dokumentiert sein. Alle Beiträge müssen ausschließlich auf offizielle Konten der empfangenden Organisation geleitet werden, wobei detaillierte Aufzeichnungen zur Transparenz geführt werden.

9. Sorgfaltspflicht gegenüber Dritten

Um die Integrität in ihren Abläufen sicherzustellen, führt Openers & Closers eine Sorgfaltspflicht gegenüber seinen Geschäftspartnern durch, insbesondere gegenüber solchen, die mit öffentlichen Amtsträgern in Kontakt treten können. Alle Beziehungen zu Dritten unterliegen einer Überprüfung, um das Bekenntnis zu den Antikorruptionsstandards des Unternehmens zu bestätigen, insbesondere wenn diese Beziehungen eine behördliche Interaktion beinhalten.

10. Compliance-Struktur und Meldung von Verstößen

Openers & Closers verfügt über eine eigene Compliance-Funktion, um die Antikorruptionsrichtlinie zu überwachen und durchzusetzen. Der Compliance-Beauftragte ist mit Unterstützung des Compliance-Komitees dafür verantwortlich, die Einhaltung dieser Richtlinie sicherzustellen und Meldungen über mögliche Verstöße zu bearbeiten.

Mitarbeitende werden dazu ermutigt, jeden Verdacht auf unethisches Verhalten oder Richtlinienverstöße über die vertraulichen Hinweisgebersysteme des Unternehmens zu melden. Meldungen können anonym erfolgen, bei voller Vertraulichkeit und mit Schutz vor Vergeltungsmaßnahmen. Openers & Closers betont sein Engagement für den Schutz der Privatsphäre und der Würde von Personen im Umgang mit allen Meldungen.

11. Schulungen und Aktualisierungen der Richtlinie

Um ein hohes Bewusstsein aufrechtzuerhalten, wird Openers & Closers regelmäßige Schulungen zu antikorrupten Praktiken durchführen. Diese Richtlinie steht allen Mitarbeitenden zur Verfügung und wird jährlich überprüft und aktualisiert, um neue Risiken, Änderungen im Rechtsrahmen und bewährte Verfahren zu berücksichtigen.

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