Protocol de funcionament del Canal Ètic

1. Introducció

Openers & Closers S.L., en el marc de la correcta implementació del Programa de Prevenció de Riscos Penals (d’ara endavant Programa PRP o programa) haurà d’instaurar i traslladar els principis generals d’actuació, els valors ètics de comportament i les polítiques i procediments, tots ells d’obligat compliment, a tots els integrants de l’entitat sense excepció, així com als tercers amb els quals es relaciona en el desenvolupament de la seva activitat professional.

A més, Openers & Closers S.L. dotarà l’organització de les estructures de Compliance penal corresponents per a la implementació eficaç del Programa PRP i per donar compliment a les diferents funcions i responsabilitats que se’n desprenen.

Openers & Closers S.L., en el marc del que s’ha exposat anteriorment, i tenint en compte que els Programes de Prevenció de riscos penals han de possibilitar la detecció de conductes contràries als principis generals d’actuació i als valors ètics establerts en el mateix Programa, haurà d’implementar els procediments adequats per a l’establiment, el funcionament i la gestió d’un Canal Ètic.

El Canal Ètic d’Openers & Closers S.L. serà el mecanisme eficaç i de confiança per a la comunicació interna de circumstàncies que puguin suposar la materialització d’incompliments del propi Programa PRP, de les polítiques i procediments que l’integren, dels principis i valors que se’n desprenen, així com de la normativa a la qual pretén donar cobertura.

Així doncs, a continuació, s’estableix al detall el contingut del Canal Ètic d’Openers & Closers SL fixant el procediment de comunicació i gestió de les comunicacions, així com la provisió i protecció dels drets i garanties de tots els subjectes que intervenen en el procés.

2. Objecte de les comunicacions

La funció fonamental de l’establiment d’un Canal Ètic a Openers & Closers S.L. és la recepció de comunicacions de bona fe i sobre la base d’indicis raonables sobre aquelles circumstàncies, fets o comportaments que puguin suposar la materialització d’infraccions, irregularitats, incompliments o debilitats del Programa PRP, de qualsevol de les seves polítiques i procediments i/o de la normativa a la qual pretén donar cobertura el mateix, així com aquells que puguin suposar la materialització d’un incompliment normatiu en matèria de prevenció de riscos penals a l’entitat.

S’entén que una comunicació és de bona fe quan qui la realitza té motius raonables, per creure, en base a la informació de què disposi en el moment de la denúncia, que els fets que comunica són certs.

S’entén per infracció, irregularitat o incompliment:

• Els actes o omissions reals o potencials, que ja hagin ocorregut o que molt probablement puguin ocórrer.
• Els actes o omissions que la persona denunciant tingui motius o indicis per considerar infraccions.
• L’intent d’ocultar infraccions, irregularitats o incompliments, es considerarà una infracció en si mateixa.

Tindran consideració d’infracció, irregularitat o incompliment les conductes anteriors independentment de si perjudiquen l’organització, els seus membres, terceres persones o les administracions públiques.

3. Comunicacions no subjectes al Canal Ètic

Aquella informació que estigui completament disponible al públic, rumors i xafarderies no confirmades no es consideraran infraccions o irregularitats susceptibles de comunicació a través del Canal Ètic.

Tampoc ho seran aquelles reclamacions interpersonals que afectin només la persona comunicant, com poden ser els conflictes interpersonals entre el denunciant i altres membres de l’organització, així com qualsevol altre dubte, queixa o consulta sobre la seva situació laboral, que s’hauran d’encarrilar pels procediments corresponents diferents del Canal Ètic.

Les comunicacions de mala fe, falses o malintencionades podran donar lloc a les corresponents sancions, sense perjudici de les responsabilitats civils i fins i tot penals que puguin derivar-se segons la normativa vigent i aplicable.

4. Mecanismes de comunicació

Openers & Closers S.L. podrà habilitar els següents mitjans per instrumentar les comunicacions esmentades anteriorment:

• Correu electrònic específic: info@openers-closers.com
• Formularis específics segons el tipus de comunicació que l’organització posarà a disposició de les persones interessades i, un cop complimentats, s’hauran d’entregar al Compliance Officer (Vegeu Model de comunicació d’indici o sospita d’incompliment).
• Formulari web habilitat a la seu electrònica de l’organització.

El Formulari web Canal Ètic haurà d’estar disponible en un apartat visible i de fàcil accés a la pàgina web. Haurà de quedar introduït per la finalitat i el procediment que seguirà la comunicació, així com contenir la clàusula de protecció de dades corresponent per si el comunicant s’identifica.

Així mateix, haurà de permetre incloure les dades personals de qui realitza la comunicació per si la persona comunicant vol identificar-se, possibilitar a la mateixa traslladar quina és la seva relació amb l’entitat i els fets que vol notificar, entre altres, dades de les persones involucrades, dates, relació dels fets, etc. (vegeu exemple al document Formulari web – Canal Ètic).

Openers & Closers S.L. permet realitzar tant de forma anònima com confidencial les comunicacions sobre possibles infraccions normatives i del Programa PRP i les seves mesures, polítiques i procediments. És per això que s’estableixen les següents mesures per instrumentar les comunicacions de forma anònima:

• Habilitar un bústia ètica o de denúncies a l’organització on dipositar la comunicació.
• Enviar la comunicació mitjançant correu postal a l’atenció del Compliance Officer a l’adreça de l’organització (Calle Agricultura 17, (Nave 12) 08980 Sant Feliu de Llobregat, Barcelona, España).

En cas que no utilitzi el Model de comunicació d'indici o sospita d'incompliment, la informació mínima que haurà de traslladar és la següent:

• Data del dia en què es presenta la comunicació.
• Fets objecte de denúncia:
• • Dades de la persona o persones involucrades en els fets.
• • Data dels fets denunciats.
• • Relació dels fets a denunciar.

En tot cas, tant si es realitza la comunicació de forma anònima com confidencial, en el moment de realitzar la comunicació s'hauran d'aportar els mitjans de prova dels quals es disposi per acreditar els fets comunicats.

Finalment, aquelles comunicacions realitzades a través d'un mitjà diferent dels anteriors es tindran per no efectuades.

5. Destinataris del Canal Ètic

L'ús del Canal Ètic està destinat als membres que integren l'organització, és a dir, les persones treballadores, els membres de l'òrgan de govern, les persones propietàries de l'organització, així com les persones voluntàries i aquelles en pràctiques, si n'hi hagués, amb independència de la seva modalitat contractual, la posició que ocupin o l'àmbit geogràfic en què desenvolupin el seu treball.

Així mateix, l'ús del Canal Ètic també està reservat a aquells tercers, persones físiques o jurídiques, amb els quals es relaciona l'organització en la seva activitat professional, entre ells: clients, prestadors de servei, proveïdors, contractistes, assessors, subcontractistes i personal, membres o càrrecs de les administracions públiques, a més de qualsevol persona que treballi sota la supervisió i direcció de les anteriors.

Finalment, el Canal Ètic també està orientat a aquelles persones la relació laboral o professional amb l'organització no ha començat, però que han tractat amb la mateixa mitjançant processos de selecció o de negociació precontractual.

6. Gestió

La gestió del Canal Ètic correspon al Compliance Officer de Openers & Closers S.L..

6.1. Recepció

Les comunicacions es rebran a través de qualsevol dels canals que l'organització hagi establert.

El Compliance Officer, independentment del canal utilitzat, realitzarà un estudi preliminar de la comunicació perquè se li doni el tractament corresponent:

1. Si la comunicació sí que revela una infracció o irregularitat relacionada amb el Programa o amb el compliment normatiu en matèria de prevenció de riscos penals dins de l’entitat, es gestionarà d’acord amb el que s’estableix en el present Protocol.
2. Si la comunicació revela una irregularitat no relacionada amb el Programa PRP o està relacionada amb el compliment normatiu no relatiu a la prevenció de riscos penals dins de l’entitat (per exemple: una sol·licitud d’exercici de drets en matèria de protecció de dades o una notificació de violació de seguretat de les dades), la mateixa es remetrà a l’òrgan, àrea o persona d’Openers & Closers S.L. corresponent perquè se li doni el tractament corresponent.
3. Si la comunicació no revela cap infracció o irregularitat en cap matèria o és totalment infundada, aquesta s’arxivarà i es desestimarà, i es donarà per finalitzada la tramitació de la mateixa.

En tot cas, si la comunicació rebuda a través del Canal Ètic, independentment del mitjà utilitzat, serà registrada d’acord amb el Model de resolució davant la comunicació d’indici o sospita d’infracció juntament amb el seu número de referència, amb la finalitat de poder identificar-la al llarg de tota la seva gestió per iniciar els passos que es detallen a continuació:

En un termini no superior a set dies naturals des de la recepció de la comunicació, es traslladarà l’acusament de rebut al comunicant confirmant la recepció de la mateixa; informant-lo dels seus drets en matèria de protecció de dades, en cas que no s’hagi realitzat prèviament; i indicant-li, sempre de forma justificada, si es continuarà la tramitació mitjançant el Protocol de funcionament del Canal Ètic, si es remetrà a un altre òrgan, àrea o persona d’Openers & Closers S.L. perquè la comunicació no està relacionada amb el Programa o si, per contra, la comunicació es desestima per no considerar-se una infracció.

En cas que el Compliance Officer consideri que pot estar subjecte a un conflicte d’interès, ho posarà en coneixement de l’òrgan de govern i s’abstindrà de participar en la gestió de la comunicació.

En funció de la gravetat dels fets comunicats i dels subjectes de l’organització implicats, el Compliance Officer valorarà la conveniència d’informar l’òrgan de govern de Openers & Closers SL sobre els mateixos.

6.2. Tramitació

Si s’ha determinat que la comunicació ha de seguir la via establerta en el present Protocol, s’iniciarà la investigació dels fets traslladats en la denúncia amb la finalitat de comprovar la veracitat i l’exactitud dels mateixos.

Durant la fase d’investigació, si s’estima oportú, s’adoptaran les mesures cautelars necessàries per evitar la reiteració dels fets denunciats mentre té lloc la investigació, així com per assegurar els mitjans de prova.

Per a això, en aquesta fase d’investigació, si es considera necessari, es podrà sol·licitar informació addicional a la persona que ha realitzat la comunicació i, si es considera oportú, entrevistar-se amb la mateixa.

En relació amb la persona o persones denunciades, se’ls informarà de l’existència de la denúncia a l’inici de la fase d’investigació. En casos excepcionals, quan hi hagi risc que aquesta comunicació posi en perill la pròpia investigació, la notificació al denunciat podrà endarrerir-se mentre existeixi aquest risc.

Així mateix, es comunicaran al denunciat els fets objecte d’investigació i se l’invitarà a que exposi la seva versió completa dels mateixos, donant-li la possibilitat d’aportar els mitjans de prova pertinents, sense perjudici de la possibilitat que presenti al·legacions per escrit. Finalment, se l’informarà sobre el tractament de les seves dades personals en relació amb la comunicació.

De la mateixa manera, podran entrevistar-se els testimonis i/o les persones afectades pel contingut de la comunicació. En aquest sentit, tots els membres de Openers & Closers S.L. hauran de col·laborar lleialment en les investigacions amb la deguda reserva, discreció i confidencialitat sobre la informació traslladada. Igualment, es procedirà a informar-los sobre els seus drets en matèria de protecció de dades.

La fase d’investigació no podrà ser, llevat de casos excepcionals, a causa de la complexitat d’aquesta o del nombre de persones implicades, superior a tres mesos. Així mateix, si els fets comunicats revesteixen una especial gravetat, es donarà la celeritat oportuna a la comunicació.

De totes les actuacions que formen part de la investigació, s’aixecarà acta escrita.

El denunciant de bona fe tindrà dret, en qualsevol moment, a estar informat de l’estat de la tramitació de la seva denúncia.

Així mateix, durant tot el procés de gestió i tramitació de la comunicació, especialment en la fase d’investigació, es garantirà, en tot moment, el dret a la intimitat, a la defensa i a la presumpció d’innocència de les persones investigades.

7. Garanties del procediment

Openers & Closers S.L. garanteix la confidencialitat o l’anonimat, segons correspongui, de les persones que facin ús del Canal Ètic, a més d’una gestió de totes les dades de caràcter personal dels intervinents en el procediment d’acord amb la normativa vigent i aplicable en matèria de protecció de dades.

Així mateix, l’organització prohibeix qualsevol tipus de represàlia contra aquelles persones que facin comunicacions de bona fe i sobre la base d’indicis raonables a través del Canal Ètic.

7.1. Confidencialitat

La identitat de les persones que realitzen la comunicació no serà divulgada ni, si escau, la de les persones la conducta o actuació de les quals pogués ser esmentada en aquestes. A més, tampoc no es permetrà l’accés a la informació de les comunicacions per part de persones no autoritzades. No obstant això, l’accés a aquesta informació serà lícit per part de persones diferents de les que reben i realitzen el seu seguiment quan sigui necessari per a l’adopció de mesures disciplinàries o per a la tramitació dels processos judicials que, si escau, puguin procedir.

Per assegurar el compliment de l’anterior, les persones que gestionin el Canal Ètic o, si escau, puguin tenir coneixement del contingut de les comunicacions, estaran subjectes a un compromís de confidencialitat.

La confidencialitat de la comunicació i del seu procediment només podrà cessar en aquells casos en què sigui requerit per l’autoritat competent i/o existeixi una obligació necessària i proporcionada.

L’organització garantirà que l’accés al contingut de les comunicacions i de la seva investigació, així com l’emmagatzematge de la informació, es realitzi de manera segura i diligent.

7.2. Protecció de dades

Les dades de la persona que faci la comunicació i de les persones implicades en els fets traslladats seran tractades d’acord amb la normativa vigent i aplicable en matèria de protecció de dades.

L’accés a les dades contingudes en el sistema de gestió del Canal Ètic quedarà limitat exclusivament a qui desenvolupi les funcions de control intern i de compliment, o als encarregats del tractament que eventualment es designin a aquest efecte. No obstant això, serà lícit el seu accés per altres persones, o fins i tot la seva comunicació a tercers, quan resulti necessari per a l’adopció de mesures disciplinàries o per a la tramitació dels procediments judicials que, si escau, corresponguin.

Les dades personals seran conservades en el sistema únicament durant el temps imprescindible per decidir sobre la procedència d’iniciar una investigació sobre els fets traslladats.

En tot cas, transcorreguts tres mesos des de la introducció de les dades, l’organització procedirà a la seva supressió del sistema, llevat que la finalitat de conservació sigui deixar evidència del funcionament eficaç del Canal Ètic i del Programa de Prevenció de Riscos Penals de l’organització. Les dades de les comunicacions que hagin estat arxivades només podran constar de forma anonimitzada.

Així mateix, Openers & Closers S.L. no recopilarà dades personals la pertinència de les quals no resulti manifesta per tractar una denúncia específica; si es recopilen per accident, s’eliminaran sense dilació indeguda.

7.3. No represàlies

Openers & Closers S.L. assegura l’absència de represàlies contra les persones denunciants que, de bona fe, hagin comunicat a través del Canal Ètic alguna infracció o irregularitat.

Així doncs, quedarà prohibit qualsevol tracte desfavorable causat per una acció o omissió que es produeixi en el context laboral o contractual i que causi un perjudici no justificat a la persona que comunica una infracció.

Per tant, queda prohibida qualsevol acció disciplinària o acomiadament als membres professionals de l’organització que facin una comunicació a través del Canal Ètic.

Així mateix, les situacions de discriminació, assetjament o amenaça pel fet d’haver realitzat una comunicació seran sancionades degudament per l’organització.

8. Conclusió i resposta del procediment

Un cop conclosa la fase d’investigació dels fets, es procedirà a l’obertura de la fase de conclusió i resposta.

Si de la fase d’investigació es constata la comissió d’una infracció, el Compliance Officer elaborarà un informe, que es traslladarà a l’òrgan de govern, amb:

• Els fets objecte d’investigació.
• Les possibles vulneracions del Programa de Prevenció de Riscos Penals i/o de les seves polítiques i procediments.
• Explicació detallada de les accions d’investigació dutes a terme.
• Proposta de resolució.
• Mesures a adoptar en cas d’incompliments i irregularitats que variaran en funció de la severitat del cas, i que podran incloure l’adopció de mesures disciplinàries establertes en el Sistema Disciplinari, que poden anar des de l’amonestació fins a l’acomiadament disciplinari; les mesures per evitar que els fets tornin a ocórrer i; si escau, la comunicació dels fets a les autoritats administratives i/o judicials pertinents.

En cas que en la comunicació rebuda hi hagués involucrat algun tercer amb el qual l’organització manté relacions professionals o comercials, s’estudiaran les mesures que contractualment estiguin previstes en les relacions amb les mateixes.

Si de la fase d’investigació es constata que els fets no són constitutius d’una infracció, igualment s’elaborarà l’informe amb el contingut detallat anteriorment i amb la proposta d’arxivament de la comunicació.

En qualsevol cas, tant si es considera que s’ha produït una infracció com si es considera que els fets denunciats no tenen fonament, l’informe estarà degudament argumentat i justificat.

L’informe podrà elaborar-se seguint el Model de resolució davant la comunicació d’indici o sospita. El present model és modificable i no vinculant; podrà ser modificat o ampliat segons les necessitats del cas.

Una vegada l’informe sigui traslladat a l’òrgan de govern, aquest el ratificarà realitzant les modificacions que cregui oportunes; el seu resultat es traslladarà a la persona denunciada i, si escau, s’adoptaran les mesures disciplinàries pertinents i es comunicaran a les autoritats oportunes.

Finalment, en funció de cada supòsit i sempre que es garanteixin els drets de les parts afectades, es comunicarà a la persona denunciant el resultat de la investigació.

9. Assessorament

L’organització prestarà assessorament a qualsevol dels destinataris del Canal Ètic que plantegin dubtes o inquietuds relacionades amb el mateix. Aquests dubtes o inquietuds es traslladaran a l’organització mitjançant el propi Canal Ètic.

10. Coneixement

L’existència del Canal Ètic, l’obligatorietat d’acudir-hi en cas d’indicis raonables d’irregularitats i el seu funcionament es comunicaran i es divulgaran a totes les persones treballadores d’Openers & Closers S.L. sense excepció mitjançant el Codi de Conducta i posant a disposició d’aquestes el present Protocol.

Per a les persones que s’incorporin a l’organització es realitzarà la mateixa comunicació annexant el Codi de Conducta al contracte, assumint així el compromís de posar en coneixement de l’organització les irregularitats de les quals puguin tenir coneixement.

Així mateix, l’existència del Canal Ètic i l’obligatorietat d’acudir-hi en cas de coneixement d’infraccions relacionades amb l’organització i/o els seus membres es traslladarà als diferents grups d’interès de l’organització, és a dir, proveïdors, prestadors de servei, clients, contractistes, subcontractistes, assessors i qualsevol altre tercer que es relacioni d’alguna manera amb OPENERS & CLOSERS SL.